Очень важно своевременно оповещать кредиторов и контрагентов обо всех изменениях расчетного счета организации. В противном случае возможно возникновение ситуации, при которой платеж будет отправлен по прежним реквизитам. Информация о расчетном счете, как и данные предприятия, – это значимые условия договора. Поэтому сообщить об их изменении является обязанностью, а не правом любой организации.
Некоторое время назад при открытии счета необходимо было написать письмо от компании в налоговую инспекцию, в ФСС и ПФР. При невыполнении этого требования налагался штраф в 5 000 рублей. Сегодня это обязательство полностью возложено на банки. Все государственные органы получают соответствующие уведомления автоматически.
Если же прежний счет продолжает работать, желательно переслать контрагентам сообщение о добавлении нового расчетного счета. Вполне вероятно, что это ускорит и упростит процедуру расчетов для некоторых фирм в связи с тем, что платежные операции внутри одного банка чаще всего проходят более оперативно, за них не взимается комиссионный сбор.
Обязанность составления уведомлений лежит на сотрудниках юридической службы. Однако этим может заниматься и секретарь или сам руководитель. Независимо от того, какое лицо уполномочено составлять уведомления, обязательно нужно придерживаться ряда несложных правил при их подготовке.
Законодательство российской федерации не предполагает четких регламентированных рамок для процедуры сообщения о смене расчетного счета фирмы. Собственно данный документ имеет вид обычного информационного письма, которое написано в строгом деловом стиле.
Можно воспользоваться образцом уведомления об изменении расчетного счета из интернета или составить его самому, учитывая следующие правила:
Оформление уведомления о новом расчетном счете допустимо на фирменном бланке или на обычном листе А4. Однако для того, чтобы придать документу официальный вид и обратить на него более пристальное внимание, лучше использовать официальный бланк.
Регистрация в журнале исходящих отправлений всех уведомлений о смене счета обязательна. Это позволит иметь подтверждение отправки соответствующего документа в случае возникновения разногласий с контрагентом.
Кроме данных отправителя и адреса, уведомление о смене расчетного счета организации должно содержать сведения о новых реквизитах. Даже если поменялся только номер расчетного счета, лучше указывать банковские реквизиты в полном объеме.
Данные о новом счете, которые следует обязательно указать в письме:
Информационное письмо должно содержать дату, с которой старые реквизиты перестали действовать, а также просьбы к получателю об учете появившихся изменений. При составлении документа совсем необязательно использовать стандартный бланк, однако он поможет не упустить всю необходимую информацию и значительно ускорит подготовку письма.
Не стоит затягивать с отправлением уведомления контрагенту. Лучше всего это сделать пока еще старый счет не закрыт. Информационное письмо можно отправить по почте или вручить его лично. Обязательно должна быть отметка о вручении на втором экземпляре документа во время передачи его в канцелярию или секретарю делового партнера.
Для того чтобы ускорить процесс обмена информацией, следует отправить документ по обычной почте, по факсу и по интернету одновременно. Современные технологии дают возможность компаниям обмениваться документацией в электронном виде посредством специальных сервисов. При этом необязательно отправлять оригиналы.
